Wie Unternehmen sich optimal und ohne viel Aufwand auf Behördenbesuche vorbereiten
Jeder zwanzigste Betrieb in Deutschland wird ab 2026 jährlich von der Arbeitsschutzbehörde besucht – und zwar nicht mehr nur nach Unfällen oder Beschwerden, sondern einfach so. Die 5%-Besichtigungsquote ist da, und viele Betriebe unterschätzen noch, was das konkret bedeutet.
Statt diese Entwicklung nur als zusätzliche Belastung zu betrachten, sollten Betriebe darin jedoch vielmehr eine Chance sehen. Denn wer seine Prozesse im Arbeitsschutz systematisch überprüft und optimiert, reduziert nicht nur finanzielle Risiken, sondern stärkt nachhaltig die Sicherheit und Gesundheit seiner Mitarbeitenden. Dieser Beitrag zeigt, worauf Behörden achten, was häufig fehlt – und wie man sich ohne großen Aufwand gut aufstellt.
Dieser Beitrag zeigt, worauf Behörden achten, was häufig fehlt – und wie man sich ohne großen Aufwand gut aufstellt.
Hintergrund – Was bedeutet die 5%-Besichtigungsquote?
Ab 2026 sind alle Bundesländer dazu verpflichtet, jährlich mindestens 5% ihrer Betriebe durch Arbeitsschutzbehörden zu kontrollieren. Diese Regelung ergibt sich aus §21 Abs. 1a ArbSchG und wurde durch das Arbeitsschutzkontrollgesetz einheitlich deutschlandweit eingeführt. Die neue Regelung ist eine Reaktion auf Defizite innerhalb der Kontrolldichte und starke regionale Unterschiede bei den Kontrollen in den vergangenen Jahren. Sie soll neben weiteren Regelungen langfristig zur Stärkung des Arbeitsschutzes in Deutschland beitragen.
Durch eine höhere Dichte der Betriebsbesichtigungen soll die Relevanz der Arbeitssicherheit stärker in den Fokus rücken. Während in der Vergangenheit viele Betriebe unregelmäßig oder gar nicht kontrolliert wurden, soll zukünftig eine flächendeckende, einheitliche Überwachung stattfinden. Ziel dabei ist es, die Prävention stärker zu fokussieren und auf diese Weise Unfälle zu vermeiden.
Welche Auswirkungen hat die neue Regelung für Betriebe?
Für Betriebe bedeutet diese Änderung eine höhere Wahrscheinlichkeit, überprüft zu werden. Die Kontrollen erfolgen dabei nicht nur anlassbezogen, beispielsweise nach Unfällen, sondern zufällig und stichprobenartig. Auch Wiederholungsüberprüfungen werden wahrscheinlicher. Besonders im Fokus stehen Betriebe mit erhöhtem Gefährdungspotenzial, z.B. in der Bau- und Logistikbranche, Betriebe im Gesundheitswesen oder Pflegeeinrichtungen. Auch in Betrieben, bei denen Mängel oder Unfälle aus der Vergangenheit bekannt sind, steigt die Wahrscheinlichkeit einer (erneuten) Überprüfung.
So bereiten Sie sich optimal auf eine Prüfung vor
Das Fundament einer erfolgreichen Prüfung ist eine lückenlose Gefährdungsbeurteilung. Nutzen Sie diese als Basis für regelmäßige Selbstchecks, um die Aktualität Ihrer Arbeitsschutzmaßnahmen sicherzustellen. Achten Sie dabei besonders auf eine lückenlose Dokumentation – von unterwiesenen Mitarbeitern bis hin zu klar definierten Verantwortlichkeiten. Digitale Tools können diesen Prozess effizient unterstützen. Für ein bestmögliches Ergebnis sollten Sie zudem frühzeitig den Austausch mit Fachkräften für Arbeitssicherheit sowie Betriebsärzten suchen und auf eine proaktive interne Kommunikation setzen.
Wir unterstützen Sie gern bei der Gefährdungsbeurteilung und allen Themen rund um Arbeitssicherheit und Brandschutz, damit Ihre Mitarbeitenden in einer sicheren Umgebung arbeiten können und Sie optimal auf eine Prüfung vorbereitet sind.
Was wird bei einer Kontrolle überprüft?
- Wurde für alle Tätigkeiten das Gefährdungspotenzial ermittelt und dokumentiert, sowie entsprechende Arbeitsschutzmaßnahmen umgesetzt? Hierzu gehört auch die psychische Gefährdungsbeurteilung, die seit 2013 Pflicht ist.
- Wurden die Mitarbeitenden in Bezug auf Arbeitsschutz ausreichend unterwiesen und diese Unterweisungen dokumentiert?
- Welche Maßnahmen wurden im Bereich Erste Hilfe und Brandschutz ergriffen? Wer übernimmt in welchem Bereich die Verantwortung?
- Wurden ausreichend Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Betriebsärzte bestellt?
- Werden Pausen- und Ruhezeiten beachtet?
- Wird ausreichend und funktionsfähige PSA bereitgestellt?
- Werden Arbeitsschutzmaßnahmen ausreichend dokumentiert?
- Sind Arbeitsmittel und Maschinen ausreichend gesichert?
- Wurden arbeitsmedizinisch notwendige Vorsorgeuntersuchungen durchgeführt?
Welche Konsequenzen drohen bei festgestellten Mängeln?
Aus den genannten Fragestellungen ergeben sich auch die häufigsten Schwachstellen in Betrieben. Dazu zählen beispielsweise eine unvollständige oder veraltete Gefährdungsbeurteilung, fehlende Dokumentation der Arbeitsschutzmaßnahmen und Unterweisungen, unklare Zuständigkeiten oder die mangelnde Sensibilisierung durch Führungskräfte.
Stellt die Behörde im Rahmen einer Kontrolle Mängel fest, wird zunächst eine Frist zur Behebung dieser eingeräumt. Kann diese Frist nicht eingehalten werden, drohen Bußgelder von bis zu 30.000 EUR sowie besondere betriebsspezifische Auflagen. Bei akuter Gefährdung und der Feststellung gravierender Mängel kann es sogar zu Betriebsunterbrechungen kommen.
Sind die festgestellten Mängel auf individuelle Fehler, beispielsweise fehlende Unterweisungen oder eine nicht vorhandene Gefährdungsbeurteilung, zurückzuführen, kann die Geschäftsführung persönlich haftbar gemacht und im schlimmsten Fall sogar strafrechtlich verfolgt werden.
Fazit: Die 5%-Besichtigungsquote ist kein bürokratischer Selbstzweck. Sie macht sichtbar, was in vielen Betrieben schon länger überfällig war: ein ehrlicher Blick auf die eigene Arbeitsschutzorganisation.
Wer das jetzt angeht, ist nicht nur für den nächsten Behördenbesuch gewappnet – sondern tut auch seinen Mitarbeitenden etwas Gutes. Werden Sie jetzt aktiv, um Arbeitsschutz als festen Bestandteil in Ihrer Unternehmenskultur zu verankern.
Wissen Sie gerade, ob Ihre Gefährdungsbeurteilung aktuell ist? Ob alle Unterweisungen dokumentiert sind? Falls nicht – genau dafür sind wir da. Ein kurzes Gespräch reicht oft, um den größten Handlungsbedarf zu erkennen. Melden Sie sich einfach bei uns!