Wie ein Filialist Akzeptanz schafft
Unterweisungen am Arbeitsplatz gehören zu den grundlegenden Instrumenten des Arbeitsschutzes. Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, Mitarbeitende über Gefahren an ihrem Arbeitsplatz und geeignete Schutzmaßnahmen zu informieren. In der Praxis bedeutet das nicht nur, Informationen bereitzustellen. Unterweisungen müssen organisiert und dokumentiert werden. Außerdem ist eine regelmäßige Wiederholung der Inhalte zuverlässig zu gewährleisten. Gerade Unternehmen mit mehreren Standorten, Schichtarbeit oder wechselnden Teams stehen dabei vor besonderen Herausforderungen. Unterweisungen müssen hier flexibel und individuell in den Arbeitsablauf integriert werden, ohne diesen zu erschweren.
Eine digitale Lösung erleichtert die Unterweisungen daher erheblich. Sie schafft Flexibilität und vereinfacht die Dokumentation. Dabei garantiert die Digitalisierung allein jedoch keine Verbesserung der Arbeitssicherheit. Entscheidend ist, dass die Mitarbeitenden die neue Lösung akzeptieren und nutzen. Nur so kann ein Unternehmen von den Vorteilen profitieren.
In diesem Beitrag konzipieren wir eine Fallstudie für einen Filialisten, der seine Unterweisungen auf eine digitale App-Lösung umgestellt hat.
1. Ausgangssituation – Unterweisungen zwischen Filialalltag und Zeitdruck
Ein regional tätiger Filialist mit mehreren Standorten stand vor einer zentralen Herausforderung. Häufig wechselnde Mitarbeitende und Personalmangel, steigender Zeitdruck, Schichtbetrieb und verschiedene Arbeitsorte mit unterschiedlichen Teams erschwerten die Organisation von regelmäßigen Unterweisungen deutlich:
- Unterweisungen wurden überwiegend vor Ort durchgeführt und in Papierform dokumentiert
- Aufgrund mehrere Filialen mussten Termine und Teilnehmende aufwendig koordiniert werden
- Neue Mitarbeitende kamen regelmäßig dazu und mussten kurzfristig unterwiesen werden
- Krankheit oder Ausfall führte zu wiederholtem Organisationsaufwand
- Die Filialleitung musste nachhalten, welche Mitarbeitenden zu welchen Zeitpunkten unterwiesen wurden
- Die Dokumentationsunterlagen waren häufig in den einzelnen Filialen und nicht zentral zu finden
- Personelle Veränderungen führten zu hohem organisatorischem Aufwand
- Für Mitarbeitende waren Unterweisungen häufig eher eine lästige Pflicht, die ihren Arbeitsablauf störte
- In den Filialen führten Unterweisungen zeitweise zu Personalmangel
Aus diesen Gründen suchten die Verantwortlichen nach einer alternativen Lösung, um die Unterweisungen zukünftig mitarbeiterfreundlicher zu gestalten und die Dokumentation zu erleichtern. Eine flexible App-Lösung schien hier besonders geeignet.
2. Die Umstellung – Unterweisungen werden digital
Die zentrale Aufgabe: Es sollte nicht nur ein technisches Projekt sein, sondern vor allem die Anwenderfreundlichkeit und die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden im Vordergrund stehen.
Der Filialist entschied sich für eine schrittweise Digitalisierung aller Abläufe. Im Fokus stand dabei der gesamte Unterweisungsprozess, welcher grundlegend überarbeitet wurde:
- Beschäftigte erhalten zukünftig papierlose Unterweisungen – Hierzu erhält jeder Mitarbeitende einen individuellen Zugang zur Schulungsapp des Filialisten.
- Inhalte werden regelmäßig bereitgestellt und können zeit- und ortsunabhängig abgerufen werden.
- Die Inhalte werden in kurze, verständliche Informationseinheiten unterteilt.
- Bilder, Grafiken und Videos veranschaulichen die Inhalte. Durch abschließende Quizelemente wird das Wissen überprüft und gefestigt.
- Nach Abschluss einer Unterweisung erfolgt automatisch eine Dokumentation.
- Verantwortliche sehen den aktuellen Stand der Unterweisungen für alle Mitarbeitenden an einem zentralen Ort.
- Alle Mitarbeitenden können die Unterweisungen individuell in ihren Arbeitsablauf integrieren. Wenn beispielsweise gerade wenig Kundenverkehr herrscht, kann diese Zeit sinnvoll genutzt werden.
- Neue Mitarbeitende werden kurzfristig integriert und zeitnah unterwiesen ohne zusätzlichen Aufwand.
- Die App stellt die regelmäßige Wiederholung sicher und erinnert die Mitarbeitenden bei anstehenden Unterweisungen.
3. Akzeptanz – Wie reagieren die Beschäftigten?
Eine Veränderung von bekannten Prozessen und die Einführung neuer Technologien führt in den meisten Fällen nicht zu ausnahmsloser Begeisterung. Häufig gibt es unter den Beschäftigten Skeptik, Bedenken und Ängste, die nicht vernachlässigt werden sollten. Entscheidend ist, dass die Einführung gut begleitet und Mitarbeitende einbezogen werden. Nur so kann der Umstieg letztlich gelingen.
In diesem konkreten Beispiel hat der Filialist zunächst transparent dargestellt, warum die Umstellung notwendig war und welche Vorteile die digitale Lösung mit sich bringt. Außerdem wurde die erste Nutzung der App je nach Bedarf des einzelnen Mitarbeitenden umfangreich begleitet.
Beispielsweise gab es sehr kurze Unterweisungen, die nur der Übung dienten und nicht dokumentiert wurden. Auf diese Weise hatten Mitarbeitende die Möglichkeit, erste Erfahrungen ohne zeitlichen oder inhaltlichen Druck zu sammeln. Auf diese Weise stieg die Akzeptanz der App-Lösung unter der Belegschaft deutlich.
Besonders positiv wahrgenommen wurden:
- zeitliche Flexibilität
- kurze Lerneinheiten
- einfache Bedienung
- Möglichkeit, Inhalte erneut aufzurufen, Unterweisungen zu unterbrechen und ortsunabhängig fortzusetzen
- wenig organisatorischer Aufwand
- anschaulich gestaltete Inhalte
Auch für die Führung des Unternehmens gab es zentrale Vorteile:
- weniger organisatorischer Aufwand
- deutlich geringere Störung des Filialbetriebs
- bessere Dokumentationsmöglichkeit
- rechtliche Sicherheit
Erfolgreiche Digitalisierung gelungen
Trotz anfänglicher Skepsis und Bedenken konnte die App einen großen Beitrag zur Arbeitssicherheit in unserem Beispielbetrieb leisten. Wenn die Umstellung systematisch erfolgt und alle Beteiligten rechtzeitig eingebunden werden, bringt diese viele Vorteile mit sich. Die Akzeptanz unter den Mitarbeitenden ist dabei ein zentraler Faktor, um eine digitale Lösung langfristig zu etablieren.
Besonders für Unternehmen mit vielen Filialen, Schichtbetrieb oder wechselnden Mitarbeitenden lohnt sich der Aufwand dennoch besonders. Langfristig erleichtert eine App-Lösung die Unterweisungen erheblich, stellt eine rechtlich saubere Dokumentation sicher und bietet diverse Möglichkeiten zur anschaulichen Gestaltung von Inhalten. So sind Unterweisungen keine lästige Pflicht mehr, sondern lassen sich in den Arbeitsalltag integrieren und enthalten alltagstaugliche Inhalte, die für Mitarbeitende gut verständlich und praxisnah sind.
Denken Sie ebenfalls über eine Digitalisierung Ihrer Unterweisungen nach? Es muss nicht immer eine App sein. Wir prüfen individuell für Ihr Unternehmen, welche Lösung sich am besten eignet und unterstützen bei der Umsetzung.