Gefährdungsbeurteilungen und Unterweisungen rechtssicher digitalisieren
Seit einigen Jahren schafft der Gesetzgeber zunehmend passende Rahmenbedingungen für die Digitalisierung im Arbeitsschutz. Mit dem Inkrafttreten des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) zum 1. Januar 2025 hat er zahlreiche Formvorschriften aktualisiert.
In vielen Bereichen, in denen bislang die Schriftform vorgeschrieben war, genügt seither die Textform. Diese Änderung eröffnet Unternehmen diverse Möglichkeiten, um Dokumentations- und Unterweisungsprozesse effizienter und digital zu gestalten. Sie erfahren in diesem Beitrag, was hinter der Änderung steckt, welche Chancen sich daraus ergeben und worauf Unternehmen bei der rechtssicheren Umsetzung achten sollten.
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV als Grundlage für Digitalisierung im Arbeitsschutz
Der Gesetzgeber hat zum 1. Januar 2025 mit dem Inkrafttreten des BEG IV die Weichen für die Digitalisierung in zahlreichen Rechtsbereichen gestellt. Durch vereinfachte Regelungen sollen Unternehmen von unnötigem Verwaltungsaufwand entlastet werden. Auch im Arbeitsschutz ergeben sich daraus veränderte Anforderungen und Dokumentationspflichten.
Bislang verlangten verschiedene arbeitsschutzrechtliche Vorschriften ausdrücklich die Schriftform. In der Praxis bedeutete dies, dass viele Dokumente ausgedruckt, handschriftlich unterschrieben und physisch archiviert werden mussten. Dies führte häufig zu einem erheblichen organisatorischen Aufwand und verhinderte die vollständige Digitalisierung verschiedener Prozesse.
Viele vorhandene Vorschriften konnten mit dem BEG IV modernisiert werden. In Bereichen, in denen keine zwingenden Gründe für eine eigenhändige Unterschrift bestehen, wurde die bisher geforderte Schriftform durch die Textform ersetzt.
Wichtig ist jedoch: Das Gesetz hebt nicht die Dokumentationspflichten im Arbeitsschutz auf. Nachweise müssen auch weiterhin vollständig, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar geführt werden. Lediglich die Form, in der Nachweise erbracht werden müssen, hat sich geändert.
Die Anpassungen sind Teil der Digitalisierungsstrategie des Gesetzgebers. Ziel ist es, Medienbrüche und papierbasierte Prozesse zu reduzieren. Unternehmen sollen auf diese Weise entlastet werden. Außerdem schaffen die neuen Regelungen Rechtssicherheit bei digitalen Prozessen. Für den Arbeitsschutz wird damit der Einsatz digitaler Arbeitsschutzmanagementsysteme und die elektronische Prozessdokumentation ermöglicht.
Der Unterschied zwischen Textform und Schriftform
Viele Vorschriften im Arbeitsschutz verlangten bislang die Schriftform. Nach § 126 BGB bedeutet dies, dass Dokumente einer eigenhändigen Unterschrift oder einer qualifizierte elektronischen Signatur bedürfen. In der Praxis führte dies häufig zu Papierformularen und Medienbrüchen.
Seit Inkrafttreten des BEG IV genügt seit dem 1. Januar 2025 in vielen Fällen die Textform. Konkret wird diese nach § 126b BGB durch eine lesbare Erklärung und einen dauerhaften Datenträger ohne eigenhändige Unterschrift erfüllt. Dies ist beispielsweise bei E-Mails, PDF-Dokumenten, digitalen Formularen oder hinterlegten Dokumenten im Arbeitsschutzmanagementsystem der Fall.
Eine Vielzahl von Dokumenten und Prozessen können zukünftig digital erfolgen:
- Gefährdungsbeurteilungen
Diese können vollständig digital erstellt und gepflegt werden. Änderungen werden durch die Versionierung erleichtert und lassen sich leichter nachvollziehen. Die digitale Archivierung vereinfacht außerdem die Nachweisführung. - Teilnahmebestätigungen (beispielsweise für Unterweisungen):
Die digitale Bestätigung in einer Software ist für Teilnahmenachweise ausreichend. - Betriebsanweisungen
Eine digitale Erstellung und Bereitstellung ist möglich. Für Mitarbeitende müssen die Informationen jederzeit verfügbar und aktuell sein. Dies kann beispielsweise über ein Intranet, eine Cloud oder eine Ordnerstruktur sichergestellt werden.
Zusätzlich bietet sich die Textform auch für organisatorische Festlegungen, Freigaben, interne Meldungen und Nachweise zum Arbeitsschutzmanagement an.
Zu beachten ist, dass die Schriftform nicht vollständig entfällt. Daher sollte bei besonders speziellen und sensiblen Prozessen und Dokumenten im Vorfeld geprüft werden, ob möglicherweise strengere Formfordernisse vorliegen. Wir beraten Sie dazu gern.
So gelingt die Digitalisierung
- Bestehende Prozesse überprüfen
Starten Sie mit einer Überprüfung der im Unternehmen vorhandenen Prozesse. Wo werden Papierlisten verwendet? Welche Dokumente werden mehrfach ausgedruckt? Welche Unterschriften dienen nur der Dokumentation und können durch die Textform ersetzt werden? - Digitale Lösungen auswählen
Prüfen Sie welche digitalen Lösungen geeignet sind, um die identifizierten Prozesse zu digitalisieren. Hier bieten sich beispielsweise Unterweisungssoftware, Managementsysteme für Arbeitsschutz und Dokumente oder digitale Formulare an. Achten Sie dabei darauf, dass Änderungen dokumentiert, Zugriffe nachgehalten und Dokumente langfristig archiviert werden. - Beschäftigte bei Veränderungsprozessen aktiv mitnehmen
Digitalisierung funktioniert nur, wenn Ihre Mitarbeitenden eingebunden werden. Sie müssen neue Systeme verstehen und nutzen. Beteiligen Sie Ihre Mitarbeitenden daher aktiv an den Veränderungen, erklären Sie Neuerungen und zeigen Sie, wie digitale Prozesse einfach funktionieren.
Die Lockerung der Formvorschrift schafft für viele Unternehmen mehr Flexibilität und reduziert den Papieraufwand. Gleichzeitig bleibt im Arbeitsschutz die Verantwortung bestehen. Dokumentationen und Nachweise müssen weiterhin vollständig, nachvollziehbar und rechtssicher sein. Unternehmen sollten die Gesetzesänderung daher nicht nur als formale Erleichterung sehen, sondern als Chance begreifen. Mit eine systematischen Digitalisierung lassen sich Arbeitsschutzprozesse effizienter gestalten und langfristig optimieren.